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]]>對(duì)質(zhì)量體管理系中的文件進(jìn)行規(guī)范和控制，確保文件的充分性與適宜性，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用有效文件。
2. 適用范圍
適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。
3. 職責(zé)
3.1質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制質(zhì)量手冊(cè)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.2各相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)編制相關(guān)的質(zhì)量管理體系程序文件，相關(guān)部門主管審核、簽字，質(zhì)量部審定，管理者代表批準(zhǔn)。
3.3各相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)編制其他管理性文件，相關(guān)部門主管審核、簽字，綜合部審定，管理者代表批準(zhǔn)。
3.4技術(shù)部和相關(guān)部門負(fù)責(zé)編制主管的技術(shù)文件、支持性文件，包括《工序標(biāo)準(zhǔn)操作卡》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》、《設(shè)備操作規(guī)程》、《檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)》等，并由部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。
3.5各部門設(shè)兼職文件管理員，負(fù)責(zé)本部門文件和資料的管理工作。
4.? 工作程序和要求
4.1文件的分類
4.1.1受控文件
凡質(zhì)量管理體系運(yùn)行的部門（含提供認(rèn)證機(jī)構(gòu)）、場(chǎng)所、班次，使用的文件均為受控文件，包括：
4.1.2非受控文件
凡于質(zhì)量管理體系運(yùn)行無(wú)關(guān)聯(lián)的文件屬于非受控文件，如行政任命、事務(wù)性通知等。
4.1.3文件管理
4.2 文件編號(hào)
4.2.1 質(zhì)量手冊(cè)
?SJ ?/ ?QM ??–? ?001 ??–? ?B
B版
文件順序號(hào)
質(zhì)量手冊(cè)
組織簡(jiǎn)稱
4.2.2程序文件和管理規(guī)定/規(guī)則/細(xì)則/工作標(biāo)準(zhǔn)
?SJ ?/ ?×× ?— ?×××
文件順序號(hào)
文件代號(hào)
組織簡(jiǎn)稱
文件性質(zhì)規(guī)定編碼如下：程序文件-QP；管理文件-GL；支持性文件-WI；外來(lái)文件-WL。
4.2.3用修訂狀態(tài)作為文件每頁(yè)的修改標(biāo)識(shí)，用0，1，2，……，9等十位阿拉伯?dāng)?shù)字順序表示，初始為0，中間不允許有空號(hào)。（技術(shù)文件按技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行）
4.2.4文件版本用A，B，……，Z等二十六位英文大寫(xiě)字母順序表示，初始為A，中間不能有間隔。
4.3文件編制與審批
4.3.1質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量部組織編寫(xiě)，管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)。
4.3.2程序文件和管理規(guī)定/規(guī)則/細(xì)則/工作標(biāo)準(zhǔn)由各職能部負(fù)責(zé)編制、審核，質(zhì)量部或綜合部審定，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。
4.3.3文件編制后，填寫(xiě)《文件審批》，履行審核、審定、批準(zhǔn)發(fā)布手續(xù)。
4.4文件的發(fā)放與接收
4.4.1發(fā)放：文件下發(fā)時(shí)，要加蓋紅色文件“受控章”，填寫(xiě)《收文登記簿》，發(fā)至使用點(diǎn)，確保文件受控，且每個(gè)使用點(diǎn)都能得到相應(yīng)的有效文件。
4.4.2接收：各單位文件管理員負(fù)責(zé)文件的簽收、登記。
4.4.3管理：綜合部對(duì)發(fā)放的文件建立《受控文件清單》，對(duì)文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。
4.5文件的修訂、換版及銷毀
4.5.1文件的修訂及換版由綜合管理部執(zhí)行。
4.5.2管理文件需修改/換版時(shí)，由文件的編制者填寫(xiě)《文件修改/換版通知單》，履行原審核、會(huì)簽手續(xù)后，由質(zhì)量部審定，管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.5.3綜合部對(duì)修改/換版的管理文件下發(fā)《文件修改/換版通知單》及修改后的文件，在《受控文件清單》中刪除原有相應(yīng)文件。
4.5.4技術(shù)文件的更改填寫(xiě)《技術(shù)通知單》，具體執(zhí)行《技術(shù)文件管理規(guī)定》。
4.5.5各單位在收到新修改的文件后，及時(shí)查看對(duì)應(yīng)的《文件修改/換版通知單》。
4.5.6作廢管理文件收回后，綜合部填寫(xiě)《文件銷毀記錄》記載收回文件的去向和處理方式。
4.6文件的保管
4.6.1部門文件管理員要把文件分類，并按一定的規(guī)則放置，以便迅速查找及核對(duì)。
4.6.2生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的文件擺放位置及方式，在不影響操作、抬頭即可見(jiàn)到的原則下，由相關(guān)部門確定，文件使用人員執(zhí)行。
4.6.3文件應(yīng)妥善保管，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自標(biāo)識(shí)、涂改和復(fù)印，并防止污染和損壞。
4.6.4影響使用的破損文件，由文件使用負(fù)責(zé)人到文件發(fā)放部門更換相同版本相同編號(hào)的文件，破損文件收回。
4.6.5外來(lái)文件包括標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的工程圖樣、法律法規(guī)，獲得外來(lái)文件的部門要對(duì)文件的有效性及適用性進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別后的有效、適用文件要受控，其審批、發(fā)放、變更、回收，按受控文件進(jìn)行管理。
4.6.6顧客提供的新工程規(guī)范文件，要在5個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審和審批，要在兩個(gè)工作周內(nèi)完成更改，發(fā)放和實(shí)施，包括影響生產(chǎn)件批準(zhǔn)的文件更改或更新并記錄生產(chǎn)實(shí)施的日期。
4.6.7文件使用人調(diào)離崗位，應(yīng)及時(shí)與新調(diào)入人員進(jìn)行文件交接，并到綜合管理部辦理交接手續(xù)。
4.6.8收回的作廢文件一律無(wú)痕銷毀處理。若作為資料或其它目的需保留的任何作廢文件，文件管理員《文件銷毀記錄》“備注欄”中做好記錄后加蓋“作廢參考”章, 由文件需要部門自行管理。
4.7文件評(píng)審、換版
由于組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)重大調(diào)整等因素導(dǎo)致管理體系發(fā)生變化時(shí)，綜合管理部及時(shí)組織對(duì)現(xiàn)行文件適用性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)按以上相關(guān)條款進(jìn)行修訂或換板。
4.8記錄的管理
記錄是特殊形式的文件，按《記錄控制程序》進(jìn)行控制。
5.? 相關(guān)文件目錄
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術(shù)文件管理規(guī)定》
6.? 相關(guān)記錄及保存期
6.1 《受控文件清單》??????? ?????????????????????????????????????????? 長(zhǎng)期保存
6.2 《文件審批》????????????? ?????????????????????????????????????? 保存期隨文件壽命
6.3 《文件修改/換版通知單》???????? ??????????????????????????? 保存期隨文件壽命
6.4 《文件銷毀記錄》??????? ??????????????????????保存期五年
6.5 《收文登記簿》??????????????????????????????? 長(zhǎng)期保存
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