建立和疏通信息流通渠道，加強(qiáng)信息流通接口管理，確保與公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作的相關(guān)信息能得到及時(shí)的溝通和處理。

2? 范圍

適用于與本公司整體運(yùn)作有關(guān)的各類內(nèi)外部信息溝通的管理。

3??????? 定義和術(shù)語

無

4? 職責(zé)

4.1 各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)外部的信息收集和整理。

4.2 質(zhì)量部負(fù)責(zé)與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.3 銷售部負(fù)責(zé)與市場(chǎng)動(dòng)態(tài)相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.4 管理部負(fù)責(zé)與企業(yè)管理相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.5 總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制。

5? 程序

工作流程：溝通內(nèi)容（信息）之分類→信息的收集→信息重要度分級(jí)→信息溝通

→溝通效果評(píng)價(jià)→溝通改進(jìn)→溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存

5.1 溝通內(nèi)容（信息）之分類

5.1.1外部信息

5.1.1.1 與產(chǎn)質(zhì)量量有關(guān)的外部信息

1. 客戶、產(chǎn)品檢查機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測(cè)結(jié)果及反饋的信息。
2. 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息。
3. 市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)動(dòng)態(tài)（包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）中與質(zhì)量相關(guān)的信息。
4. 供應(yīng)商的質(zhì)量信息及投訴等。
5. 其它外部與產(chǎn)質(zhì)量量相關(guān)的各類信息。

5.1.1.2 與企業(yè)管理相關(guān)的外部信息

1. 政府及有關(guān)部門頒布的與企業(yè)運(yùn)作有關(guān)的信息，如法律、法規(guī)、條例等。
2. 市場(chǎng)、行業(yè)動(dòng)態(tài)（包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）中與企業(yè)管理相關(guān)的信息。
3. 與企業(yè)有合作關(guān)系的社會(huì)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企業(yè)的相關(guān)反饋信息。

5.1.2內(nèi)部信息

a. 體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針目標(biāo)的實(shí)施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等。

b. 員工對(duì)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等。

c. 企業(yè)規(guī)章制度的建立、推行、運(yùn)作效果等相關(guān)情況。

d. 財(cái)務(wù)、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況。

e. 員工有關(guān)企業(yè)內(nèi)部管理的建議和意見等。

5.2 信息的收集

信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門按部門職能和各運(yùn)行程序的規(guī)定收集和整理相關(guān)的信息。

5.3 信息重要度分級(jí)

根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級(jí)：

A、一級(jí)數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客滿意度的數(shù)據(jù)；

B、二級(jí)數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)；

C、三級(jí)數(shù)據(jù)為日常信息，不需標(biāo)識(shí)。

數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)由數(shù)據(jù)收集部門在信息單的右上角打“√”說明。

5.4 信息溝通

5.4.1溝通方式及追蹤落實(shí)

5.4.1.1 會(huì)議

5.4.1.1.1 會(huì)議計(jì)劃

a例行性會(huì)議

b臨時(shí)性會(huì)議

5.4.1.1.2 例行性會(huì)議

表1：例行性會(huì)議的相關(guān)規(guī)定

5.4.1.1.3 臨時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管在信息溝通之必要時(shí)提議，經(jīng)總經(jīng)理或相關(guān)部門主管同意時(shí)召開。

5.4.1.2 會(huì)議管理

a.例行性會(huì)議如有變更，原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無變更則不另行通知。

b.臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參加人員。

c.會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席必要時(shí)填寫《簽到表》，因故無法到會(huì)者，事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報(bào)備），遲到、早退者須向主持人報(bào)備，取得諒解及同意。

d.會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備（包括資料、數(shù)據(jù)）。

e.主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議。

f.會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一。

5.4.1.3 會(huì)議紀(jì)律

a. 參會(huì)人必須清楚與會(huì)目的，簡(jiǎn)單扼要的闡述需呈報(bào)事項(xiàng)；

b. 在進(jìn)行專項(xiàng)討論的時(shí)候，與會(huì)人員需圍繞主題進(jìn)行；

c. 會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論議題，適時(shí)的控制會(huì)議時(shí)間；

d. 會(huì)議中途需離席時(shí)，需向主持人說明；

e. 在會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束后，方可散會(huì)。

5.4.1.4 會(huì)議決議追蹤落實(shí)。

1. 會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議主席根據(jù)會(huì)議溝通內(nèi)容的重要程度決定是否簽發(fā)《會(huì)議紀(jì)要》，并分發(fā)相關(guān)部門或人員。
2. 簽發(fā)《會(huì)議紀(jì)要》的，由會(huì)議主席指定專人對(duì)《會(huì)議紀(jì)要》相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)情況進(jìn)行追蹤，并匯報(bào)追蹤結(jié)果。

5.4.2計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告和通告溝通

報(bào)告要求見【各部門主管報(bào)告要求】。

5.4.3其它溝通形式

5.5 溝通效果評(píng)價(jià)和溝通改進(jìn)：見《持續(xù)改進(jìn)管理程序》。

5.6 溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存。

5.6.1各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作，屬于文件類的按《文件控制程序》執(zhí)行，屬于記錄類的按 《記錄控制程序》執(zhí)行。

6? 支持性文件

6.1《各部門主管報(bào)告要求》

6.2《糾正和預(yù)防措施管理程序》

6.3《持續(xù)改進(jìn)管理程序》

6.4《文件控制程序》

6.5《滿意度管理程序》

6.6《記錄控制程序》

7? 記錄

7.1《會(huì)議簽到表》??????????????????????????????????? 保存期三年

7.2《會(huì)議紀(jì)錄》????????????? 保存期：重大會(huì)議/三年甚至更長(zhǎng)；一般會(huì)議/一年

7.3《工作聯(lián)系單》????????? ??????????????????????????保存期二年

7.4《信息反饋單》??????????????????????????????????? 保存期二年

The post TS16949文件十四 信息溝通管理程序 first appeared on 深圳市安信達(dá)咨詢有限公司.